FORMULARIOS
Los formularios son conjuntos de base de datos que incluso
pueden usarse para crear una interfaz de usuario para una aplicación. Un
formulario “encabezado” es aquel
que está directamente conectado a un
origen de datos, como bien puede ser una tabla o consulta y puede ser
usada para insertar modificar o mostrar datos del origen de datos.
También se pueden crear formularios “independientes”
sin un vinculo directo al origen de datos, pero que también contengan los
botones de comando, etiquetas o cualquier otro control necesario para que la
aplicación funcione.
Los formularios constituyen pantallas para la entrada y
presentación de información. El diseño de estas pantallas es determinado por el
proyectista de la base de datos y puede comprender alguna sofisticación tal
como el uso de colores, letras de diversos tipos y tamaños figuras, botones,
etc. En los formularios es posible presentar resultados de cálculo y efectuar
consistencias sobre datos al mentado. Se puede imprimir un formulario a pesar
de Access posee un recurso específico para la presentación de informaciones
impresas: informes
Los formularios son herramientas que nos proporciona Access
para utilizar de manera intuitiva y cómoda las bases de datos que hemos creado.
Un formulario tiene distintos modos de presentación o vistas:
1- vista de formulario
2-vista presentación
3-vista de diseño
VISTA DE
FORMULARIO
Permite ejecutar el formulario es una vista de presentación
de datos en ella se presta la información de la tabla o consulta relacionada
(por lo general solo un registro a la vez); podemos utilizar la vista
formulario para agregar, modificar y/o eliminar datos de la tabla o consulta de
la que procede el formulario.
VISTA DE
PRESENTACIÓN
Es la vista más intuitiva que se usa para modificar los formularios. Se puede usar para llevar a
cavo casi todos los cambios de Access. En vista presentación el formulario se
están ejecutando, por lo que los datos de pueden ver de manera muy similar a
como aparecen en la vista formulario. Sin embargo en la vista presentación
también pueden realzar cambios en el diseño el formulario. Dado que se ven los
datos durante las modificaciones de los formularios, se tratas de una vista muy
útil para configurar el tamaño de los
controles o llevar a cabo las tareas que afectan la aparición el uso del
formulario. Hay algunas tareas que no se pueden ver o realizar en la vista de
presentación y que requieren paras a la vista de diseño, en algunos
casos Access muestra un mensaje que indica que hay que cambiar a la vista de
diseño antes de poder realizar algún cambio determinado.
VISTA DE
DISEÑO
La vista de diseño ofrece una vista más detallada que la
estructura de un formulario pueden ver la secciones encabezando detalle y pie
de página.
Cuando se muestra en la vista de diseño el formulario nos se
está ejecutando en realidad. Por lo que no se pueden los datos mientras se
realizan cambios de diseño mientras se realizan cambios de diseño sin embargo
hay unas tareas que se pueden realizar más fácilmente en la vista de diseño y
en la vista de presentación como:
1- agregar una mayor variedad de controles al formulario,
marcos de objetos dependientes, saltos de páginas y gráficos.
2- modificar los orígenes de los controles del cuadro de
texto en los mismos cuadros de texto sin usar la hoja de propiedades
3- cambiar el tamaño de secciones de los formularios; por
ejemplo la sección de encabezado o la sección detalle del formulario.
4- cambiar algunas propiedades del formulario que no se puedan
cambiar en la vista de presentación.
CREA UN
FORMULARIO
Abrir la base de datos por consiguiente ir a crear
seleccionando el botón de MAS FORMULARIOS
En la siguiente ventana nos indica que tenemos que
introducir la tabla y los campos que deseamos elegir en este caso se eligen la tabla clientes
Dar clic en el botón 
Seleccionar la opción columnas y dar clic en siguiente.
En esta venta nos da a elegir el estilo de formulario q
deseamos elegir seleccionamos y damos
clic en siguiente.
Aquí le vamos a dar el nombre que deseamos que lleve el
formulario y dar clic en finalizar
Ya guardada nos aparece la vista del formulario y el nombre
con el cual la guardamos.
En este apartado veremos las opciones más interesantes de la
pestaña de Diseño que aparece cuando entramos en la Vista
Diseño del formulario.
VISTA DE DISEÑO
En este apartado veremos las opciones más interesantes de la
pestaña de Diseño que aparece cuando entramos en la Vista
Diseño del formulario.
El
primer botón que vemos está localizado en el grupo Vistas, y nos permite
pasar de una vista a otra.
Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista
Diseño (la que estamos describiendo ahora) y la Vista Formulario que
nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido
en la vista diseño.
Además disponemos de la Vista Presentación que nos
permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista
Diseño pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra
a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada
de cómo será su aspecto final.
También podremos acceder a las vistas Tabla
dinámica, Hoja de datos y Gráfico dinámico, que ya hemos
comentado.
Todo formulario tiene asociada una página de
código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje
VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta página de código
haciendo clic sobre el botón
Con el botón
HOJA DE PROPIEDADES hacemos aparecer y desaparecer el
cuadro Propiedades del control seleccionado. Puedes ver cómo funciona
la hoja de propiedades en el siguiente básico 
Si lo que quieres es profundizar en las propiedades del formulario haz clic aquí
Si lo que quieres es profundizar en las propiedades del formulario haz clic aquí
Recuerda que en cualquier momento puedes hacer clic en el
botón 
para acceder a la ayuda de Access.
para acceder a la ayuda de Access.
Temas
Un tema es un conjunto de formatos que conforman
el estilo general que presenta un formulario. Engloba los colores, la fuente y
los distintos efectos que utilizará por defecto. Si cambias el tema, no lo
cambiarás únicamente al formulario en cuestión, sino a todos ellos. Ésto no
implica que no se pueda personalizar alguno de sus elementos de forma
independiente, de hecho podemos hacerlo con las
Para cambiar el tema nos situaremos en la
pestaña Diseño de las Herramientas de diseño de formulario, en el
grupo Temas.
Desde el botón Temas, podremos seleccionar de una
amplia lista el que más nos guste.
En anteriores versiones no existían los temas, sino que en
el momento de la creación del formulario se utilizaban unas plantillas con un
estilo determinado. El concepto es similar, con la ventaja de que los temas son
más flexibles.
Si habilitamos las actualizaciones de contenido de
Office.com, Access se conectará con la página web de Microsoft para adquirir
más temas cuando éstos estén disponibles.
Podemos crear nuestro propio tema. Si establecemos los
estilos con los colores de nuestra empresa, por ejemplo, podemos
pulsar Guardar tema actual... para conservarlo y utilizarlo en otros
formularios.
Para recuperar un tema personalizado y aplicarlo a nuestro
libro, haremos clic en Buscar temas... y lo buscaremos entre las
carpetas de nuestro equipo, allá donde lo hayamos guardado.
Si hay un tema que se aproxima a lo que buscas, pero no es
exactamente lo que desearías, puedes cambiar alguno de sus aspectos mediante
los botones Colores y Fuentes.
En el grupo Controles de la
pestaña Diseño tenemos un botón por cada tipo de controles que se
pueden añadir al formulario. Puedes verlos todos pulsando la flecha inferior
derecha del recuadro que los contiene:
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo
podemos bloquear el control haciendo clic con el botón secundario del
ratón sobre él. En el menú contextual elegiremos Colocar varios controles.
A partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el
El botón
activará o desactivará la Ayuda a los controles. Si
lo tenemos activado (como en la imagen) al crear determinados controles se
abrirá un asistente para guiarnos.
Editar datos de un formulario
Para editar datos de una tabla utilizando un
formulario, debemos abrirlo haciendo doble clic en él, desde el Panel de
navegación. También lo puedes abrir con el botón derecho del ratón,
Seleccionando 
en el menú contextual.
en el menú contextual.
El formulario que has creado mostrará sus datos en
la Vista Formulario
Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores,
modificarlos como si estuviéramos en la vista Hoja de datos de una
tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla utilizando la barra de
desplazamiento por los registros
que ya conocemos, lo único que cambia es el aspecto de
la pantalla.
Y para añadir nuevo
registro dar clic sobre el botón y nos muestra una venta
como la siguiente
VARIOS ELEMENTOS
Dar clic en crear y seleccionar la opción de varios
elementos.
Después nos muestra la lista de los campos que queramos agregar.
Damos clic en cerrar y guardar con el nombre indicado.
HOJA
Para llevar a cavo la hoja de datos seleccionar la opción de HOJA DE DATOS
Al darle clic en hoja
de datos cerramos y guardamos dándonos
la muestra la hoja de todos los datos.
--
FORMULARIO DIVIDIDO
Para realizar formulario dividido seleccionar la opción de
creas y dar clic en FORMULARIO
DIVIDIDO
--
Al dar clic nos muestra la vista de diseños de la tabla
dinámica.
CUADRO DE DIALOGO MODAL
Seleccionar la opción cuadro de dialogo modal dando clic
sobre ella.
Nos sale una ventana
a si con diferentes diálogos
ACEPTAR Y CANCELAR.
Cerramos y guardamos con el nombre deseado y damos clic en
aceptar.
TABLA DINÁMICA
En el botón formularios seleccionar la opción tabla
dinámica.
--
Nos
muestra la lista de campos de la tabla para el cual tenemos que seleccionar los diferentes campos agregarlos para así tener un formulario de una tabla dinámica .
---
Cerrar colocar el nombre por el cual deseas y guardar
--
La Vista Diseño de formulario
La vista diseño es la que nos permite definir el formulario,
en ella le indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del
formulario, para ello nos servimos de los controles que veremos más adelante.
Para entrar en la vista diseño debemos
buscar el formulario en el Panel de Navegación y hacer clic derecho
sobre él para seleccionar la opción VISTA DE DISEÑO
Nos aparece la ventana Diseño de formulario:
El área de diseño consta de tres secciones:
La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo
que queremos que aparezca al principio del formulario.
La sección Detalle, en ella aparecerán los registros
del origen del formulario, o varios registros o uno sólo por pantalla según el
tipo de formulario. Aunque se visualicen varios registros en una pantalla,
debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un
sólo registro.
La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que
queremos aparezca al final del formulario.
Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie desde la
opción Encabezado o Pie del formulario del menú contextual de los
mismos.
Alrededor del área de diseño tenemos
unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles,
también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los
controles dentro del área de diseño.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las
opciones Regla y Cuadrícula respectivamente, que también
puedes ver en la imagen anterior del menú contextual del formulario.
Seleccionar controles.
Para seleccionar un control basta hacer clic sobre él.
Cuando un control está seleccionado aparece rodeado de cuadrados que
llamaremos controladores de movimiento (los más grandes)
y controladores de tamaño (los más pequeños) como vemos en la
siguiente imagen:
A veces puede resultar un poco complicado seleccionar
controles porque, o bien son demasiado pequeños o finos (como en el
caso de las líneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es
muy útil utilizar la lista desplegable de selección de controles que se encuentra en la parte superior de
la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el
botón Hoja de Propiedades en la pestaña Diseño.
Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo
tienes que desplegar la lista y seleccionar el control que te
interesa.
Para seleccionar varios controles, mantener
pulsada la tecla CTRL y hacer clic en cada uno de los controles a
seleccionar sobre el formulario.
Si queremos seleccionar varios controles
contiguos hay una forma más rápida: pulsar el botón izquierdo del ratón
sobre el fondo del área de diseño y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece
dibujado en el área de diseño un cuadrado, cuando soltemos el botón del ratón,
todos los controles que entren en ese cuadrado quedarán seleccionados (no hace
falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado).
Añadir controles
Para añadir al formulario
un nuevo campo del origen, deberás abrir la Lista de
campos haciendo clic en el botón Agregar campos existentes en la
pestaña Diseño.
En esta ventana aparecen todos los campos del origen del
formulario. A continuación hacer clic sobre el campo a añadir y sin soltar el
botón del ratón arrastrar el campo en el área del formulario hasta el lugar
donde queremos que aparezca el campo. Access creará automáticamente una
etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo.
También podremos añadir campos de otras tablas distintas a
la de origen.
Si queremos añadir otro tipo de control, como por
ejemplo una imagen, utiliza la sección Controles y campos que hemos
visto en el apartado anterior, lo encontrarás en la pestaña Diseño. Haz
clic sobre el tipo de control que queremos añadir, verás que el cursor ha
tomado otra forma, ahora nos posicionamos en el área del formulario donde
queremos definir el control, apretamos el botón izquierdo del ratón y
manteniéndolo apretado arrastramos el ratón hasta dejar el control del tamaño
deseado.
Copiar controles
Copiar controles es muy rápido y útil si
deseas introducir varios controles de un mismo tipo. Sólo tienes
que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el
botón Copiar de la pestaña Inicio (también puedes utilizar
la combinación de teclas Ctrl+C). Luego pégalos en el formulario
utilizando el botón Pegar de la pestaña Inicio o la
combinación de teclas Ctrl+V.
Este método te ayudará a crear rápidamente varios
controles de un mismo tipo. Es especialmente útil si ya le has dado un tamaño
personalizado al control y quieres que el resto sean idénticos.
Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su
copia aparece con un nombre diferente. Puedes modificar este nombre desde
sus Propiedades, si tienes abierto el panel o desde su menú contextual.
cuando
el cursor tenga la siguiente forma:
